Cách dùng máy pos, hướng dẫn cách dùng và lưu ý trong thanh toán

Máy POS ngày nay đã trở nên vô cùng phổ biến và là thiết bị không thể thiếu trong các cửa hàng, điểm kinh doanh dịch vụ. Vậy cách dùng máy pos như nào? Hãy cùng Thiết Bị Nhanh tìm hiểu ngay nhé!

Các loại thẻ có thể sử dụng máy POS thanh toán

Kinh Nghiệm máy POS, về máy POS là thiết bị dùng cho các phương thức thanh toán các loại giao dịch bằng thẻ. POS là viết tắt của từ Point Of Sale có nghĩa là điểm bán hàng.

Máy POS thường được sử dụng phổ biến tại các khách sạn, nhà hàng, siêu thị, trung tâm thương mại, cửa hàng kinh doanh tầm trung trở lên. Máy POS giúp khách hàng có thể dễ dàng thanh toán các dịch vụ bằng thẻ tín dụng/ghi nợ quốc tế hoặc thẻ ATM nội địa.

Những loại thẻ để thanh toán quốc tế

Các loại thẻ thanh toán quốc tế được chấp nhận thanh toán bằng máy POS phổ biến hiện nay gồm:

• Thẻ Visa (số thẻ bắt đầu bằng 4)
• Thẻ MasterCard (số thẻ sẽ bắt đầu bằng 5)
• Thẻ JCB (số thẻ bắt đầu bằng 35)
• Thẻ UnionPay (số thẻ sẽ bắt đầu bằng 62)
• Thẻ American Express (số thẻ bắt đầu bằng 37)

Bạn có thể dễ dàng nhận biết các loại thẻ này thông qua 4 chữ số đầu tiên trên mặt trước thẻ.

• Các loại thẻ ATM nội địa

Ngoài các loại thẻ quốc tế, thẻ ATM phát hành bởi các ngân hàng trong nước như BIDV, Vietcombank, Vietinbank, Techcombank… cũng có thể sử dụng máy POS để thanh toán.

Hướng dẫn cách để sử dụng máy POS thanh toán

Để thực hiện giao dịch thanh toán bằng máy POS, các bước thực hiện cơ bản như sau:

Bước 1: Xác định loại thẻ của khách hàng

Nhân viên cần xem xét thẻ của khách để biết đó là thẻ chip hay thẻ từ.

• Thẻ chip: Thẻ có chip điện tử nhỏ màu vàng hoặc bạc ở mặt trước.
• Thẻ từ: Thẻ có dải băng từ tính phía sau.

Bước 2: Quẹt hoặc chèn thẻ vào máy

• Thẻ chip: Chèn thẻ vào khe đọc thẻ, mặt có chip hướng lên trên.
• Thẻ từ: Quẹt thẻ từ đầu đến cuối khe đọc thẻ theo chiều dọc.

Bước 3: Nhập số tiền và mã PIN

• Sau khi đọc thẻ thành công, máy POS sẽ hiển thị thông tin chủ thẻ. Nhân viên nhập số tiền khách cần thanh toán và yêu cầu khách nhập mã PIN nếu thẻ có yêu cầu.

Bước 4: In và ký biên lai

• Sau khi máy POS thông báo giao dịch thành công, nhân viên in biên lai và mời khách ký tên xác nhận.
• Như vậy là quá trình thanh toán bằng máy POS đã hoàn tất.

Quy trình thanh toán bằng máy POS của nhân viên nhà hàng/khách sạn

Với vai trò là nhân viên nhà hàng/khách sạn, khi thực hiện giao dịch thanh toán bằng máy POS, cần lưu ý một số điểm sau:

Bước 1: Kiểm tra tính hợp lệ của thẻ

• Khi khách đưa thẻ thanh toán, nhân viên cần kiểm tra:
• Thẻ còn nguyên vẹn, không bị rách, cũ nát, tẩy xóa thông tin.
• Thẻ chưa hết hạn sử dụng.
• Thông tin trên thẻ trùng khớp với thông tin hiển thị trên màn hình máy POS.
• Yêu cầu khách xuất trình CMND/CCCD để đối chiếu nếu cần thiết.

Bước 2: Hướng dẫn khách thực hiện giao dịch

• Hướng dẫn khách cách quẹt/chèn thẻ vào máy POS.
• Nhắc khách nhập đúng mã PIN (nếu thẻ có yêu cầu).
• Giữ khoảng cách, tôn trọng sự riêng tư của khách trong khi nhập mã PIN.

Bước 3: In và giao biên lai

• In và giao biên lai cho khách ký tên xác nhận sau khi giao dịch thành công.
• Đảm bảo cung cấp biên lai gốc, không in bản phôtô.

Các lưu ý khi sử dụng máy POS

In lại hóa đơn

• In lại hóa đơn cuối cùng: Nhấn Func 72 rồi Enter
• In lại hóa đơn trong ca làm: Nhấn Func 73, nhập số hóa đơn cần in lại rồi Enter.

Thay cuộn giấy in hóa đơn

• Máy POS cố định: Mở nắp khay giấy, xếp giấy thẳng, không cong vênh.
• Máy POS cầm tay: Mở nắp khay giấy phía trên, kéo giấy ra 1 đoạn ngắn rồi đóng nắp lại.

Kiểm tra giấy in

• Trước khi thực hiện giao dịch cho khách, nhân viên nên kiểm tra giấy in còn đủ và không bị kẹt để đảm bảo in hóa đơn thành công.

Những câu hỏi thường gặp về cách sử dụng máy POS

Máy POS báo lỗi kết nối mạng làm thế nào?

• Kiểm tra lại kết nối cáp mạng và đảm bảo máy POS được kết nối internet.
• Khởi động lại máy POS và thử kết nối lại.
• Liên hệ nhà cung cấp máy POS để khắc phục sự cố.

Máy POS bị treo không hoạt động được nữa?

• Nhấn nút Reset trên máy POS để khởi động lại.
• Liên hệ kỹ thuật để kiểm tra và sửa chữa nếu máy vẫn không hoạt động.
• Thay thế bằng máy dự phòng nếu có để đảm bảo kinh doanh.

Nếu quên mật khẩu đăng nhập vào phần mềm máy POS?

• Nhấn nút “Quên mật khẩu” và làm theo hướng dẫn để lấy lại mật khẩu.
• Liên hệ quản trị viên/nhân viên IT để reset lại mật khẩu.
• Gọi cho nhà cung cấp máy POS để được hỗ trợ.

Máy POS ngày nay là thiết bị không thể thiếu giúp tăng tính tiện lợi và an toàn cho khách hàng khi thanh toán. Tuy nhiên, nhân viên cần nắm rõ cách sử dụng và lưu ý một số vấn đề để đảm bảo quá trình thanh toán diễn ra thuận lợi. Hy vọng bài viết của Thiết Bị Nhanh đã cung cấp đầy đủ thông tin hữu ích về máy POS giúp bạn sử dụng thành thạo thiết bị này.